تعرف على 11 طريقة تجعلك تدير اعمالك بذكاء وفاعلية

بسبب التكنولوجيا الحديثة والهواتف الذكية والعديد من برامج التواصل قد تجد نفسك تائهاً أو تدور فى دوائر دون الوصول إلى شيء نظراً لتعدد المهام ووصولها إليك بأكثر من طريقة بدلاً من أن يكون يوماً سلساً فى إدارة أعمالك.
نقدم إليك أفضل إحدى عشر طريقة لتنظيم وقتك الإستفادة منه لتحقيق أهدافك لمزيد من النجاح في عملك.

كن واضحاً
تأكد من أنك قادر على فهم سبب رغبتك في تحقيق المزيد من النتائج أثناء العمل فى وقت أقل.
قد تبدو هذه النقطة بسيطة ، لكنها مهم للغاية ، فهى طريقة ممتازة لتحفيزك على اتخاذ إجراء مهم.
ولتحقيق أى نجاح ، يجب القيام به عن قصد وجعله هدفاً أمامك ذلك أن تحديد ما تريد يمنح أي مهمة أو مشروع مهمًا أولوية عالية بما يكفي لتحفيزك على إنجاز البرنامج ، وإنجاز المهمة.
قد يكون هدفك الإنتهاء من أعمالك حتى تتمكن من قضاء المزيد من الوقت مع عائلتك ، أو توفير الوقت للحصول على عطلة نهاية أسبوع طويلة ، ربما حتى لتتمكن من ممارسة الرياضة أكثر من مرة ، حتى تكون متميزاً.
إذا كان هدفك يمنحك المزيد من الجدية فى القيام بالأعمال ، فستقوم عمداً بما هو ضروري و إهمال الأعمال الغير ضرورية لكسب الوقت من أجل مساعيك الشخصية.

إستخدم منظم أعمال يومى أو أى منظم أخر للوقت
قد تبدو هذه النقطة أيضا بسيطة ، لكنها مهمة جداً. يمكن لمنظم الوقت أن يريحك من أعمال كثيرة، لأنه سيصبح ذاكرتك.
عندما تهتم بإستخدامه كل يوم و في كل شيء ، سوف تسجل أفكارك والمهام والمواعيد وقوائم التسوق وغيرها من المعلومات المهمة. في وقتها المناسب و ستكون لك الحرية في نسيانها حتى يأتى وقتها فى منظم الأعمال.
على سبيل المثال ، قائمة التسوق الخاصة بك والمهام الغير معتاد القيام بها الذي قد تشعر بالقلق تجاه نسيانها لا يشكلان أي مشكلة الآن ، لأنك ستعتمد على قائمة التسوق الخاصة بك عندما تصل إلى المتجر ، ولا تقلق بشأنها حتى يحين وقتها. قد يكون منظم الورق أو إلكترونيًا. لقد جربت في كلا الاتجاهين ولديهما مزايا ، أيهما أنسب إليك.

ادارة اعمال

إجعل قائمة المهام مختصرة ومفهومة
يمكن أن تكون قائمة المهام مرعبة وذلك لأن معظم الأشخاص يكتبون فيها أكثر من اللازم.
يجب أن تحتوي القائمة اليومية على مهمة واحدة أو مهمتين أساسيتين فقط لأي يوم معين.
هذه هي مهمتك لراحة بالك. كن ذكياً ولا تكتب الكثير من المهام الغير ضرورية.
أنت تعمل بجد ، وإذا كنت تريد أن تكون أكثر فاعلية فيجب أن تخصص بعض الوقت لنفسك.
فأنت تحتاج إلى فترات راحة لتكون أكثر إنتاجية.
الكثير من الأعمال الشاقه سوف تجهدك ، وستصبح النتيجة عكسية. احتفظ بقائمة منفصلة طويلة الأمد لتقوم بها والتي تبقيك على الطريق السليم لأسابيع وشهور. فأى من المهام لا تكون ضرورية حتى تجدها في القائمة اليومية.

حافظ على الوصول إلى العمل فى الوقت المحدد
هناك وقت للعمل ووقت للراحة وعليك أن تفصل بينهما فقم بالعمل فى وقته بطريقة منظمة وفعالة .
وعندما يحين وقت الراحة أو الترفيه ، افصل عن العمل و أعد شحن طاقتك من جديد. من الأذكى القيام
يمكنك الإسترخاء و شرب القهوة أو القيام بالتواصل الإجتماعي قبل العمل وبعده.
ففي العمل قم عملك فقط ،سواء كان بمكتبك أو في المنزل.
ستؤدي هذه السياسة وحدها إلى إختصار الوقت اللازم لإنجاز متطلبات اليوم بشكل كبير وعندما تنتهى منها قم بمراجعة جدول أعمال الغد وإستخدم الوقت الذى قمت بتوفير متطلباتك الشخصية.

الإنتهاء من الأولويات قبل وقت الغداء
من الجيد أن تقوم بالأعمال الهامة قبل الغداء ومع ذلك لا تتعجل فى إنجازها قم بها بشكل صحيح وسيوفر لك هذا الكثير من الوقت للعمل بدون ضغط.

لا تضيع وقتك فى محادثات غير مفيدة
قم بكل ما تريده في غرفة الاستراحة أو في وقت الغداء فى وقتها المحدد.
عندما يكون الوقت غير مناسب لفتح المحادثات الإجتماعية يمكنك العودة إلى مكتبك ومتابعة عملك.
فعليك إتباع الجدول الزمني الخاص بجدية.
بذلك وعندما يحين وقت العمل ، ستجد نفسك أكثر نشاطًا وفعالية.
لا نقول لك بأن تكون عدائياً أو وقحًا ، فقط كن ورجل أعمال محترفاً في العمل.

اعتمد على الآلات قدر المستطاع
أي ألة تقوم بصنع شيء بدلاً منك فهي توفر الوقت لك تلقائيًا وتعطيك فرصة للانتهاء من مهامك بسهولة . استفد من آلات صنع القهوة القابلة للبرمجة والتغريدات التلقائية و الرسائل التلقائية للبريد الإلكتروني وبرامج التذكير ، ودفع الفواتير المجدولة عبر الإنترنت ، وأي شيء آخر يمكنك أن تعتمد على الآلات فيه.
ستجد أنك تنتهى من أعمالك فى وقت قياسي لم تكن تتوقعه.

تعلم متى وكيف تقول “لا” وستوفر المزيد من الوقت
نادراً ما تستطيع القيام بكل ما يطلبه منك الجميع. لا تكن خجولًاوقل لا للأمور الغير مهمة والتى تعطلك عن العمل مثل الزيارات الاجتماعية التي لا مفر منها من جانب زملاء العمل.
أُرفض الدردشة عبر الهاتف وأطلب من الشخص إرسال بريد إلكتروني إليك حتى تتمكن من التحكم في الوقت واختيار وقت الرد.
إذا كانت الاجتماعات الشخصية أو المحادثات الهاتفية لا يمكن إلغاؤها ، فأخبر الشخص باحترام بأنك مشغول وأن وقتك محدود، يمكنك أخبرهم بأن متاح لديك خمسة دقائق للمكالمة وأعطهم ستة ، وإستخدم أخر دقيقة فى إنهاء المحادثة.
قم بسؤال الشخص في البداية عن الغرض من الاجتماع أو الاتصال ، ثم قم بإدارة الحديث وتوفير المعلومات لذلك. تأكد من وضوح المشكلة أو سبب جهة الاتصال مسبقًا ، ثم اطرح الأسئلة لتكون إجابتك واضحة ومباشرة.
إذا لم تكن قادرًا على تقديم المساعدة فقل ذلك بصدق و بأمانة وقم بترشيح شخص يمكنه المساعدة إذا كان ذلك فى إمكانك ثم قم بإنهاء المكالمة أو الاجتماع بأدب.
وقتك ثمين جدا فالوقت هو المال والوقت هو أيضا الحياة.
فكلما استطعت توفير الوقت في عملك تستطيع قضاء وقت أطول مع عائلتك وأصدقائك أو مع نفسك.

سيطر على بريدك الإلكتروني قبل أن يسيطر عليك
من الأمور الهامة جداً أن تتحكم في بريدك الإلكتروني قبل أن يسيطر هو عليك.
إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا مهمًا لعملك خلال اليوم فعليك أن تقوم بوضعه فى مكان مناسب يذكرك به
وقد يكون من الأنسب لك إعداد حساب بريد إلكتروني خاص للعمل فقط ثم توجه جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاص بعملك على هذا العنوان ، لذلك لا تشتت انتباهك بين بريد العمل والبريد الشخصي.
كما يعد حجب البريد العشوائي أيضًا برنامجًا جيدًا للسيطرة على البريد.
وبالنسبة للبريد الشخصي حاول تقليل الإطلاع عليها أثناء العمل فأكتفي بمرتين.
كما عليك باستخدام مفتاح الحذف للرسائل الكثيرة الغير مهمة ، ثم اقرأ بريد العمل في العمل وقراءة البريد الإلكتروني الشخصي بعد العمل. هذه النصيحة وحدها يمكن أن توفر الكثير من الوقت في العمل.
إذا كنت ترغب فى إدارة جيدة لجدولك الزمني فإن تطبيق هذه النصيحة يعني لك الإنتهاء من عملك في وقت مبكر.

توقف عن تعدد المهام فأنت لست سوبرمان
مع استثناءات قليلة يعنى تعدد المهام القيام بإنجاز غير مكتمل للعديد من الأعمال في نفس الوقت.
أعتقد أنه من الطرق التي تؤدي إلى إنهيار عصبي وتدني احترام الذات.
فعندما تجد نفس فى نهاية اليوم قمت بالعديد من المهام ولكنها ليست على أكمل وجه أو حتى بمستوى جيد فبالتأكيد ستكون محبطاً.
ستحقق مكاسب كبيرة إذا استخدمت النصائح التنظيمية أعلاه و سيطرت على وضع عملك
قم بمهمة واحدة كل مرة ، حتى تنتهى منها بشكل جيدًا ثم انتقل إلى المهمة التالية.
سيكون حادث سيارة يتوفى فيه شخص ما طريقة مخيفة لإدراك أنه لا يمكنك التركيز بشكل كامل على مهمتين في نفس الوقت مثل القيادة والتحدث فى الهاتف .
كما أنه يمكن أن يكون تعدد المهام مسؤولاً في الغالب عن مستوى الأداء السيء في العمل.

الإستعانة بالآخرين لإنهاء المهام الصعبة والمتعبة
يمكنك الإستعانة ببعض الأشخاص الذين يستطيعون إنجاز المهام البسيطة والتى تستهلك من وقتك
فبدلاً من توظيف نائب أو سكرتير بدوام كامل يمكنك الإستعانة بأحد الطلاب المتفرغين لبعض الوقت لإنجاز تلك المهام والدفع لهم بالساعة وستجد نفسك متوجهاً إلى إنجاز المهام الأكثر أهمية.
وبهذه الطريقة تكون قد قمت بأمرين هامين وهما
توفير وقتك وإعطاء الأولوية للمهام الهامة فى عملك
تدريب ذلك الطالب على الاحتكاك بسوق العمل
وأخيراً ليس كل الطرق مناسبة للجميع فكل شخص يختلف عن الأخر عليك تجربة جميع الطرق حتى تصل إلى ما يساعدك منها فى توفير وقتك وإنجاز مهامك بشكل جيد وسيسير كلاً من عملك وحياتك بسلاسة.
فيمكن أن تكون حياة رجل الأعمال أسهل بقليل من الاجتهاد وبعض الحكمة.

تعليقات

المشاركات الشائعة من هذه المدونة

اصعب واسهل تخصصات الهندسة

دواء بيبتو بيسمول لعلاج الإسهال

الدولار الامريكي كم سنت

حساب معطل طلب بطاقة هوية فيسبوك

المغنيسيوم لعلاج الإمساك

قائمة باسماء وارقام صيدليات الكويت

كيفية استرجاع قرية كلاش اوف كلانس محظورة

خمسة عشر فائدة صحية لعصير الرمان

حقائق تاريخية عن البسطرمة وطرق صناعتها

هل هناك ارتباط بين فقدان الحمل وخطر الإصابة بالسرطان؟